Ngay khi mới bắt đầu nhận brief, hãy ngay lập tức tạo một folder dự án và yêu cầu tất cả mọi người đều cần làm việc trong một folder chung. Việc này sẽ giúp:
– Hệ thống công việc, tư liệu ngay từ đầu. Ai cần gì, muốn gì chỉ cần vào folder dự án và tìm
– Tránh thất lạc file, mất file, quên update file và không nắm được tiến độ
– Tránh trường hợp nhân sự nghỉ việc & file cũng biến mất.
Mình đã từng khóc ròng khi nhân sự tạo file không nằm trong folder dự án, 1 năm sau, đến thời hạn nghiệm thu thì nhân sự đó cũng nghỉ việc đã khá lâu, file biến mất và thậm chí mình cũng không thể liên hệ lại bạn để khôi phục file làm việc. Hệ quả là mình và team phải cong đít lên làm lại từ đầu để kịp nghiệm thu.
Về công cụ: Thông thường mình hay dùng Google Driver vì ai cũng có ứng dụng này, nhưng nếu tiện mọi người có thể thay thế bằng Notion cũng khá ổn. 
02. Thống nhất đặt tên file
Để tránh tình trạng file này dự án kia trùng lặp, khó tìm và thiếu chuyên nghiệp, quản lý dự án cần thống nhất từ trước cách đặt tên file, tài liệu.
Ví dụ: Ngày tháng năm – Tên dự án – Công việc
19052025 – Dự án ABC – Checklist công việc
20052025 – Dự án ABC – Bài viết 01
03. Biểu đồ Gantt
Hiểu đơn giản là biểu đồ thanh ngang thể hiện danh sách và thời gian hoàn thành công việc. Biểu đồ Gantt sẽ giúp truyền tải thông tin công việc, deadline đơn giản tới nhân sự dự án, giảm sát tiến độ hiệu quả và thậm chí là giảm sát cả vấn đề tài chính.
Đối với cá nhân mình, dự án dù có đơn giản tới đầu vẫn cần biểu đồ, checklist công việc, vì nếu chỉ lên checklist/lập kế hoạch trong đầu thì rất nhiều khả năng dự án sẽ có lúc lao dốc không phanh.
Cách làm biểu đồ Gantt: đơn giản là điền checklist công việc & thời gian thực hiện & hoàn thành.
Lưu ý:
+ Đừng chỉ dùng checklist với thời gian bắt đầu và kết thúc bởi nó không thể hiện được các task trùng lặp về mặt thời gian, hãy đảm bảo bôi hết thời gian thực hiện công việc & có thể đổi màu để nắm tình trạng công việc, tiến độ.
+ Cẩn thận chia các task không nên quá lớn, cũng không quá nhỏ vụn (Ví dụ viết bài 1, viết bài 2 -> quá vụn; viết bài fanpage -> quá lớn). Để lên danh sách hợp lý, có lẽ chúng mình sẽ cần một chút kinh nghiệm, nếu không, đừng ngần ngại xin tham vấn của người có kinh nghiệm.
+ Cần sắp xếp timeline phù hợp, tránh nhiều task thực hiện song song (bởi rồi bạn sẽ nhận ra nhân sự của mình có hạn, ngân sách có hạn, và chúng ta không phải là siêu nhân 3 đầu 6 tay như vẫn tưởng).
Biết cách chuẩn hóa công việc, giấy tờ, checklist, timeline ngay từ đầu sẽ giúp chúng mình giảm thiểu rất nhiều thời gian để giải trình, để căn dặn sửa lưng nhau và gào thét tìm file, nhắc việc.
Chúc những “quản lý dự án không chuyên” sẽ luôn thảnh thơi hehe
