Mình đã từng phải hủy dự án, hoàn tiền cho khách vì “xem nhẹ” first meeting
Kick-off meeting, hay first meeting là buổi họp đầu tiên sau khi đã thống nhất triển khai dự án. Đây là buổi họp quan trọng nhưng thường bị bỏ quên, hoặc được tổ chức với sự chuẩn bị chưa đủ chỉn chu, chưa toàn diện, dẫn tới những rắc rối phát sinh, những lôm côm trong quá trình triển khai dự án, hoặc thậm chí là hủy dự án như mình.
Cụ thể, trong một dự án, mình đã phải hủy dự án, hoàn lại tiền cho khách bởi không thể thống nhất được về ngân sách và sản phẩm tương ứng theo kỳ vọng của khách. Tệ hơn, sự chấm dứt hợp đồng này còn diễn ra trong ồn ào và khó chịu của cả các bên. Vậy tại sao lỗi lại ở first meeting?
Trong buổi meeting đầu tiên, thay vì tập trung nhiều vào việc:
– Làm rõ mục tiêu chung và góc nhìn của từng bên
– Làm rõ kỳ vọng ở từng hạng mục công việc và ấn phẩm
– Ước tính ra thời gian thực hiện của dự án và các task key
Thì mình tập trung vào:
– Chào hỏi xã giao dàn trải
– Hứa hẹn chung chung nhưng không tập trung vào mục tiêu cuối cùng
– Không xác nhận lại cách hiểu, góc nhìn với các bên (thường sẽ mặc định ai cũng hiểu giống mình)
– Chưa có sự yêu cầu tham gia của tất cả các bên liên quan
Những thiếu sót trong buổi họp này đã dẫn tới mình hiểu dự án một đường, kỳ vọng của khách hàng một nẻo.
Nghe thì vô duyên, kiểu, quản lý dự án nào mà không hiểu dự án cơ chứ?
Đúng, PM là phải hiểu dự án, nhưng liệu chúng ta đã hiểu đúng như cách mà khách, hay các thành phần liên quan khác hiểu hay chưa?
Ví dụ: chủ dự án sẽ muốn dự án có chất lượng tốt vượt trội trong thời gian ngắn nhất. Kế toán, người cầm ngân sách sẽ muốn chi phí giảm tới ít nhất, càng ít càng tốt, và tốt nhất là nên free càng nhiều càng tốt,…
Hay ví dụ cụ thể như, với chi phí x đồng, mình chỉ có thể làm được video theo định dạng y, nhưng khách lại kỳ vọng y’, y’’… trong khi cả 2 lại nói những thứ rất chung chung “làm 1 video dài 10 phút.
Buổi họp đầu tiên luôn là buổi quan trọng nhất, vậy nên hãy đảm bảo:
- Có sự tham gia của tất cả các bên liên quan, từ chủ đầu tư, người phê duyệt, quản lý dự án, thành viên tham gia thực hiện dự án, người quyết định chi phí…
- Xác nhận đầu ra rõ ràng, về cả mục tiêu, checklist công việc chính, deadline cuối cùng, những thứ có thể “du di”, linh động, những mốc cấm kỵ quan trọng cần follow theo…
- Xác định khái niệm “dự án thành công” trong dự án này là gì? Và đảm bảo tất cả các thành viên tham gia vào dự án đều hiểu cùng 1 khái niệm với nhau.
Một tips nhỏ: PM hãy để các thành viên trình bày quan điểm, ý kiến của bản thân trước, sau đó PM sẽ tổng kết và đi đến một kết quả cuối cùng.
Việc để các thành viên trình bày trước sẽ giúp họ một lần nữa nhìn lại & hiểu dự án, cảm thấy quan điểm mình được tôn trọng và sau đó cũng sẽ dễ dàng chấp nhận & follow theo kết quả cuối cùng.
Chúc cho không có dự án nào bị dừng giữa chừng!
