Một vài đúc rút quý giá trong đấu thầu dự án truyền thông, có thể bạn sẽ cần để không thua đau đớn như mình
Cách đây gần 2 năm, mình đã rớt thầu trong đau đớn, mình nhớ mãi cái cảm giác thất vọng đến cùng cực khi nghe thông báo kết quả đấu thầu dự án. Trong hành trình đi làm, cũng có rất nhiều lần mình pitching thua, mình đấu thầu thua, nhưng lần này mình thấy đau đớn vì mình đã rất tâm huyết để nghiên cứu, để xây dựng bản đề xuất. Và nó không fail vì kế hoạch tồi, vì ngân sách over, hơn nữa khách hàng feedback kế hoạch tốt, ngân sách tốt, nhưng rất buồn là đã rớt thầu vì những lỗi ngớ ngẩn, cụ thể sự là chủ quan của người làm PM như mình.
TOR của dự án được thể hiện rõ trong hồ sơ mời thầu. Tuy nhiên, có 4 yêu cầu chính như sau:
- Chiến lược truyền thông cho dự án
- Phát triển tài liệu truyền thông cho 4 hoạt động chính của dự án: (1) bản đồ sáng tạo đa chiều, (2) trung tâm sáng tạo (3) thử thách sáng tạo hàng năm, và (4) chia sẻ kiến thức.
- Lên kế hoạch chi tiết một chiến dịch truyền thông cho 1 (một) hoạt động
- Phát triển một chiến lược gây quỹ cộng đồng
*Note: ToR là tài liệu đầu vào của hầu hết các dự án trong các gói thầu cơ quan chính phủ, tập đoàn, tổ chức phi chính phủ… ToR có thể bao gồm các mục như: Bối cảnh dự án, mục đích chung và tất cả tài liệu tham khảo cần lưu ý khi tiến hành công việc
B. Hồ sơ cần gửi đi
- Technical proposal: Nôm na là bản đề xuất về kỹ thuật (nội dung, chiến lược…)
- Financial proposal: Nôm na là bản đề xuất chi phí
- Hồ sơ công ty & CV chuyên gia
C. Một số kinh nghiệm và lý do bị trượt thầu
1. Sự bị động khi thời gian chuẩn bị gấp rút
Gói thầu được mở vào ngày 18/04 và đóng cổng vào ngày 03/05. Tuy nhiên, thông tin gói thầu được gửi tới email mình vào chiều ngày 22/4. Trong đó trùng 5 ngày nghỉ lễ (27/04 – 02/05). Vì vậy thời gian làm và nộp thầu hết sức gấp rút, dẫn tới bài vở lộn xộn.
Mình nói vấn đề thời gian không phải để đổ lỗi, mà là bởi đây là bài học xương máu cho sự chuẩn bị.
Mình đã không ít lần tham gia đấu thầu các dự án, và mình cũng nghe đến thông tin gói thấu này trước đó, chỉ là đang chờ mở thầu để tham gia. Và mình đã đúng nghĩa đen là “ngồi chờ”. Trong khi đó, trong thời gian chờ thầu, team cần tìm hiểu về các yêu cầu hồ sơ, cách đăng ký và nộp thầu thay vì chỉ ngồi chờ đến ngày mở thầu mới ráo riết phân công và chuẩn bị.
2. Phân chia nhân sự chưa hợp lý
Trong dự án này, công việc được phân chia như sau:
- Technical Proposal: 2 bạn làm song song
- CV chuyên gia, hồ sơ dự án: 1 bạn lead + 3 bạn khác cùng làm
- Financial Proposal: 1 bạn.
Các thành viên trong dự án quá nhiều, được phân nhỏ, đặc biệt là team biên soạn CV chuyên gia và giấy tờ, hồ sơ các dự án của công ty. Team đông, lead yếu khiến công việc phân rã, trong khi bạn lead phần hồ sơ xin nghỉ phép trước ngày lễ mà không bàn giao chi tiết. Mình đã không kiểm soát kỹ càng, dẫn tới toàn bộ giấy tờ lộn xộn, hầu như phải làm lại từ ngày 26/05. Việc này khiến các nhân sự còn lại phải xúm vào xử lý giấy tờ, trong khi vẫn còn các việc công việc khác cần xử lý.
=> Điểm cần rút kinh nghiệm:
- Mỗi đầu việc chỉ có một nhân sự lead chính, và đảm bảo người đó phải nắm rõ việc mình làm.
- Cần có file tracking từng đầu mục trước khi bắt tay vào thực hiện để không bị lỡ mất thông tin, bỏ sót giấy tờ…
3. Sai trong cách tiếp cận một ToR
Đây cũng là lý do lớn khiến mình phân công sai nhân sự ở trên. Mình quá tập trung vào phần yêu cầu giấy tờ công ty, chuyên gia. Trong khi đó, điểm ưu tiên của phần thầu đang là (1) financial proposal, (2) technical proposal, (3) CV chuyên gia & giấy tờ công ty và các yêu cầu trong TOR về Technical mới là cơ sở chấm thầu.
=> Điểm cần rút kinh nghiệm: Cần dành nhiều thời gian để đọc kỹ yêu cầu của TOR, tỷ lệ % điểm để phân bổ thời gian và nhân sự hợp lý hơn.
4. Trình bày các phần chưa rõ ràng
Trong ToR đã ghi rõ 4 đầu mục tương ứng 4 yêu cầu từ phía nhà thầu. Tuy nhiên, Technical Proposal của mình lại trình bày theo format của một gói thầu mà mình từng thắng trước đó, dẫn tới các phần đã đề cập trong TOR không được rõ nét.
Cụ thể: Technical Proposal của mình đi theo các phần:
I. Nghiên cứu chiến lược PR và truyền thông
– Thông tin dự án
– Phương pháp tiếp cận
– Nghiên cứu đối tượng mục tiêu
– Định vị thương hiệu
II. Bộ nhận diện thương hiệu dự án
III. Chiến lược và tài liệu truyền thông
– Mục tiêu chiến dịch truyền thông
– Kế hoạch truyền thông tổng thể
– Công cụ/tư liệu truyền thông – Hoạt động truyền thông chính (Bao gồm danh sách hoạt động nhỏ mà TOR yêu cầu & Chiến dịch gọi vốn cộng đồng)
– Chiến lược kênh
Có thể thấy, các phần trình bày không khớp với 4 yêu cầu của đề bài. Yêu cầu 1 và 2 được thể hiện rõ nét. Tuy nhiên yêu cầu 3 và 4 của TOR lại nằm gọn phía trong phần chiến lược, trực thuộc yêu cầu 2. Điều này dẫn tới khó khăn trong việc chấm thầu, họ sẽ bỏ qua các phần mình đã làm.
=> Điểm cần rút kinh nghiệm
- Trình bày Technical Proposal thành từng phần lớn tương đương với yêu cầu của đề bài.
- Tuyệt đối không tự ý trình bày theo kinh nghiệm cá nhân, không áp kinh nghiệm của gói thầu này với gói thầu khác.
Có thể những đúc rút trên không quá lớn nhưng cũng khiến mình nhớ mãi :)) Mong hữu ích với bạn!
