Lúc nào thì quản lý dự án (PM) nên say YES hay say NO với những yêu cầu (ngoài hợp đồng) của khách hàng, đối tác?
Thi thoảng mình sẽ nhận được câu hỏi từ nhân sự là tại sao chị lại mắng chúng em không được quá chiều khách, làm gì cũng say yes. Nhưng ngược lại cũng là chị, nửa đêm vẫn ngồi làm một task phát sinh chỉ vì khách đang yêu cầu gấp.
Thường với câu hỏi này, mỗi dự án mình đều sẽ lý giải lý do tại sao say yes và tại sao say no. Nhưng nếu cái gì cũng trả lời là “tuỳ trường hợp” thì cái page này còn ra đời để làm gì cơ chứ ;))
Nên là thôi vẫn viết đôi dòng dù theo bài này không có trong kế hoạch 
Thực ra trong công việc, đặc biệt là tronng ngành dịch vụ, “yes” hay “no” chưa bao giờ là một công thức cố định, mà là lựa chọn của từng người – và đã là lựa chọn thì cần có căn cứ, cân nhắc và đánh đổi.
Vậy tóm lại khi nào nên “chiều khách, đối tác”, và khi nào nên từ chối?
Đối với cá nhân mình, bản thân sẽ say yes nếu;
– Việc phát sinh đó hỗ trợ đạt được mục tiêu cuối cùng của dự án.
– Việc phát sinh giữ dự án triển khai mượt mà hơn, dễ thở hơn.
– Nếu việc phát sinh xuất phát từ dự án mà mình rất muốn giữ mối quan hệ lâu dài, duy trì niềm tin, đã từng làm việc lâu dài với nhau.
– Việc phát sinh đó không khiến dự toán của mình thay đổi, phát sinh thêm chi phí cho bên thứ 3 khác.
Ngược lại, mình dẽ cứng rắn từ chối hoặc tư vấn khách phương án tối ưu hơn, nếu:
– Việc đó mình và team không thể làm nội bộ, phát sinh thêm chi phí cho bên thứ 3.
– Khi khách đã yêu cầu “giúp” nhiều lần trước đó mà chưa từng nhắc tới chi phí, và lần nào timeline cũng gấp.
– Khi công việc đó quá nặng, mất nhiều thời gian, và làm quy trình dự án bị rối, team bị overload (phần này làm sao đo lường thì tuỳ mức độ chịu đựng của từng người :)) như mình thì mình biết giới hạn của bản thân và team ở đâu, cũng như căn me được thời gian thực hiện sự việc phát sinh đó)
– Khi công việc đó không phục vụ cho mục tiêu chung của dự án.
Như cô Mỹ Linh từng nói, lời khuyên chỉ đúng với người khuyên. Mỗi người sẽ có một ranh giới để đưa ra lựa chọn và tự chịu trách nhiệm về lựa chọn đó. Quan trọng, là chúng ta biết mình đang chọn vì điều gì: vì chiều khách, hay vì giữ uy tín; vì ngại va chạm, hay vì giữ ranh giới chuyên môn….
