Trong quản trị dự án, có một năng lực cốt lõi thường bị đánh giá thấp ở giai đoạn đầu là khả năng bao quát tổng thể. Nhưng chính năng lực đó, lại là thứ giúp phân biệt được đâu là người có thể dẫn dắt đội nhóm đi qua toàn bộ vòng đời của dự án.
Theo PMBOK Guide – A Guide to the Project Management Body of Knowledge của PMI (Project Management Institute), người quản lý dự án cần làm chủ 5 nhóm quy trình:
Initiating – Planning – Executing – Monitoring & Controlling – Closing.
Ở mỗi giai đoạn, PM phải theo dõi ít nhất 10 mảng kiến thức song song (từ phạm vi dự án, chi phí, thời gian, đến truyền thông, rủi ro, nhân lực…).
Nghĩa là nếu chúng mình chỉ tập trung vào phần việc của bản thân, hoặc chỉ giỏi giao tiếp, hoặc chỉ làm tốt content, thì chưa đủ để gọi là quản lý dự án truyền thông.
Mình cần biết tổng thể dự án đang đi đến đâu? Phần nào đang trục trặc? Ai đang bị overload? Dự án đang tắc nghẽn ở đâu? liệu timeline có đang bị trôi?
Nghĩ thì đơn giản nhưng để bao quát vấn đề thì không dễ, đặc biệt khi hầu hết chúng mình đều đã và đang làm công việc theo kiểu “từng task một”. Sếp giao gì làm đó, làm xong là tốt quá rồi. Điển hình khi mới tiếp nhận dự án, mình thường loay hoay trong mớ hỗn độn quy trình, việc này chồng việc kia, quên mất timeline chung của dự án, quên mất deadline gửi khách ấn phẩm video vì mình “bận” tập trung task mà mình vẫn phụ trách hàng ngày là content. Rồi lúc khách kêu ca số má không ổn thì mới lo lắng xin ý kiến ngược xuôi…
Có lẽ, làm quản lý dự án không đơn thuận là nhận dự án và phân chia công việc cho mọi người, mà là người phải nhìn thấy được thứ mà cả team chưa nhìn ra.
Cũng cần lưu ý thêm, “bao quát” không phải là “ôm hết”. Chúng mình không tự tay làm hết, nhưng phải nắm được luồng công việc, mối liên kết, điểm rủi ro và năng lực của từng thành viên. Bởi Làm quản lý dự án truyền thông không đơn thuần là giao việc, mà còn là kết nối các phần nhỏ lại với nhau để tạo thành một tiến trình logic, bức tranh toàn cảnh.
Vậy làm sao để rèn kỹ năng bao quát công việc, vấn đề?
1. Luôn hỏi liệu công việc mình đang làm giúp ích gì cho tổng thể dự án và nắm ở đâu trong cả quá trình
2. Trong tất cả các cuộc họp, thay vì chỉ nghe phần của mình, hãy lắng nghe toàn bộ report của thành viên team và feedback của leader để học hỏi thêm
3. Trực tiếp vẽ timeline, mindmap công việc để nhìn được bức tranh tổng quan.
4. Thử làm quản lý dự án đi hihi
