Một vấn đề thường gặp của quản lý dự án là luôn trong trạng thái quá tải vì phải làm quá nhiều thứ, thậm chí không dám giao việc cho nhân sự dự án vì sợ mọi người làm không tốt, không an tâm. Câu chuyện thường diễn ra với chiều hướng như sau:
PM giao việc cho nhân sự
Nhân sự tiếp nhận
PM cảm thấy không ok, tốn thời gian feedback
PM kết luận “thôi để t làm cho nhanh”.
Nếu chỉ quản lý 1-2 dự án nhỏ thì còn ổn, nhưng nhiều dự án hơn, hay dự án to hơn thì chúng mình dễ rơi vào trạng thái overload. Ở chiều ngược lại, khi nhân sự không được giao việc sẽ cảm thấy thừa thãi, không được tin tưởng và cũng không thể học hỏi, phát triển do không làm gì quá nhiều trong một dự án.
Vậy làm sao để giao việc một cách rõ ràng, nhân sự làm được ổn và cũng giúp nhân sự dự án có thể phát triển? Mình thường giao việc với 3 note sau:
1. Giao việc rõ ràng để nhân sự có không gian tự tìm hiểu, tự suy nghĩ, tự đưa ra giải pháp và cách giải quyết vấn đề. Ở bước này quản lý dự án cần làm rõ:
– Bối cảnh của dự án, của task công việc đó
– Task cụ thể đó là gì? Thường sẽ phải bắt đầu bằng động từ
– Đầu ra của task cụ thể là gì? Nó phải biểu hiện thông qua số liệu, qua một sản phẩm (danh từ).
2. Chỉ ra cái HOW: Feedback kỹ càng và phản hồi tích cực ở những lần đầu.
3. Chỉ ra cái WHY: Giải thích lý do, kết quả, các giải pháp đính kèm…
Thường vấn đề giao việc bị thất bại khi dừng ở đoạn số 1 vì chỉ đơn thuần giao việc tủi mún như “viết một bài về abc”, hay “research về xyz” mà không có bối cảnh hay đầu ra rõ ràng.
Ở mục số 2, vấn đề thường gặp là chúng mình vô tình dùng dùng ngôn từ mỉa mai, nói xéo, bóng gió. Việc này gây cảm giác khó chịu, không muốn sửa đổi hay bổ sung từ đối phương. Hay chúng mình cũng dễ dùng các từ mơ hồ, không rõ nghĩa, mang sự cảm tính cá nhân, ví như phản hồi bài này chưa hay, ảnh này chưa wow, dẫn tới người được feedback lúng túng không biết sai ở đâu, sửa thế nào.
Ở mục số 3, chúng mình thường quên hẳn. Cũng dễ hiểu thôi, vì việc chỉ ra cái HOW lúc nào cũng dễ hơn, bởi làm nhiều kiểu gì cũng biết. Nhưng cái WHY thì khó hơn, đòi hỏi phải hiểu sâu vào dự án, sự kiên nhẫn và cả sự lạc quan, bởi nói sao cho người khác hiểu để làm để sửa là điều khó, mệt :))
Ví dụ khi mình feedback một bài content, mình sẽ không chỉ dừng ở việc “không nên dùng từ này, cần đổi từ khác”, mà sẽ cần sâu hơn, “không nên dùng từ này ở đây vì không phù hợp ngữ cảnh blabla, đề xuất nên đổi thành từ đồng nghĩa abc…”
Để làm được cả 3 note trên cực tốn thời gian ở giai đoạn đầu, nhưng ngược lại, giao việc và feedback kỹ càng sẽ giúp nhân sự dự án hiểu rõ vấn đề, hiểu rõ dự án, về lâu dài có thể dấn thân sâu hơn vào các tác vụ khó hơn, từ đó cũng có thể hỗ trợ chúng mình – những quản lý dự án không chuyên nhiều hơn, chúng mình cũng nhàn hơn 
