Làm quản lý dự án truyền thông đôi khi sẽ bị “kéo lê” theo các tác vụ công việc, theo khách, theo sếp, theo đồng nghiệp với vô vàn những yêu cầu, những phát sinh khác nhau. Và sẽ càng rối ren hơn khi chúng mình là một “quản lý dự án không chuyên”, và đang cùng lúc quản lý nhiều dự án. Tệ là, khi rơi vào sự bận rộn đó, chúng mình đôi khi lại quên mất công việc của một PM là cần theo đuổi đến tận cùng tất cả các dự án mình đang phụ trách.
Nói dễ hiểu thì, bạn đang quản lý cùng lúc 3 dự án A, B & C. Ở thời điểm này dự án A & B đang bận quá, dự án C khách chưa hối, hoặc đang vướng mắc ở một vấn đề gì đó nhưng vì không có ai nhắc nhở, nên bạn sẽ lờ dự án C đi, sẽ xem như nó không tồn tại và tập trung vào dự án A & B. Nhưng điều tệ ở đây là, việc “lờ đi” ở thời điểm hiện tại phần nào làm cho não của bạn cảm thấy dự án không quan trọng và thế là, bạn quên dự án C thật.
Theo đuổi đến tận cùng của dự án tưởng như dễ, vì ai làm PM mà không biết rằng phải kết thúc dự án thì mới xong việc. Nhưng theo đến tận cùng còn có nghĩa là làm sao để thúc đẩy các bên, để dự án được hoàn thành đúng hạn (thậm chí trước hạn), với chi phí phù hợp (thậm chí tiết kiệm hơn) và với kết quả tốt (thậm chí vượt kỳ vọng). Nói cách khác, theo đuổi đến tận cùng dự án nghĩa là tạo ra sự kết thúc một cách trọn vẹn.
Theo đuổi đến cuối cùng một dự án đôi khi sẽ vật vã. Bởi trên hành trình chạy dự án sẽ có rất nhiều những phát sinh, những lựa chọn trái chiều, những đánh đổi, ví như chọn tiết kiệm chi phí hay chọn nâng cao chất lượng? Làm sao đạt được cả hai? Và như đã nói, để thoải mái hơn cho bản thân thì chúng ta vô tình chọn “cứ delay được ngày nào thì hay ngày đó” mà không biết, càng trì hoãn dự án thì cái giá phải trả sẽ càng đắt, nhẹ thì là chi phí tiền nong phát sinh, nặng thì bằng cả uy tín cá nhân & uy tín doanh nghiệp. Tâm lý học hành vi gọi đây là temporal discounting – xu hướng coi trọng sự thoải mái trước mắt hơn là kết quả lâu dài.
Vậy làm sao để có thể theo đuổi dự án đến tận cùng?
Mang tính tương đối thôi nhưng cá nhân mình có một số note sau:
1. Không để dự án “tàng hình” thông qua bảng theo dõi tiến độ WIP
Xây dựng một bảng WIP bao gồm các dự án mình đang phụ trách, thường xuyên cập nhật và mở nó ra hàng ngày để luôn nhớ mình vẫn còn một dự án treo lơ lửng cần thực hiện.
Việc thường xuyên theo dõi file WIP cũng tạo ra một sự ám ảnh nhất định về dự án. Và như một bài viết mình từng viết trước đây, khi có sự ám ảnh thì kiểu gì cũng phải tìm cách làm cho xong thôi, nếu không thì không ngủ ngon nổi đâu hihi.
2. Đặt deadline cụ thể cho dự án
Dự án nào cũng có deadline hoàn thành, nhưng cũng không loại trừ các dự án có deadline chung chung như tháng 10, cuối năm 2025, trong năm 2025… Những deadline mơ hồ sẽ không tạo ra động lực cá nhân để thực hiện sớm, vì vậy, hãy đặt một mốc thời gian cụ thể bao gồm ngày tháng rõ ràng và tính ngược để có các next step phù hợp.
3. Mình là PM, đừng phó mặc deadline cho nhân sự, vendor hay sếp
Thực ra đây là kinh nghiệm xương máu của cá nhân mình thôi. Một số dự án mình sẽ làm việc nhiều với sếp, với vendor, thậm chí họ là nhân tố quyết định dự án có được tiếp tục hay không. Ví dụ như nhờ sếp liên hệ ông A bà B, nếu không liên hệ được thì dự án cũng không thể process tiếp. Vấn đề ở đây là, chúng mình nhờ sếp liên hệ xong, cũng sẽ phó mặc và rung đùi ngồi chờ sếp phản hồi. Sự chờ đợi này chính là bản án tử cho dự án rồi đó. Sếp hay ai thì cũng chỉ là một thành viên dự án, họ vẫn còn rất nhiều công việc khác, vì vậy, với vai trò là một PM, mình phải chủ động hối thúc để đẩy nhanh tiến độ. Tuyệt đối, không phó mặc task, phó mặc deadline cho người khác. Hãy bám đuổi đến tận cùng nhé!
