Trước khi bắt đầu một dự án, thường quản lý dự án truyền thông (PM) sẽ cần lên một checklist công việc để đảm bảo các bên cùng theo dõi, nắm tiến độ, để phân công công việc cho nhân sự và đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời hạn. Tuy nhiên, phần lớn các rắc rối phát sinh đều đến từ việc lên checklist thiếu sót các hạng mục này, hoặc thậm chí sau khi dự án chạy được một thời gian, chúng ta còn không dùng đến checklist này nữa do nó không đúng thực tế. Rõ ràng, việc này gây nhiều phiền toái.
Vậy làm sao để liệt kê hết các hạng mục công việc ngay khi vừa nhận dự án & đảm bảo sử dụng chúng và theo dõi xuyên suốt vòng đợi dự án? Sau đây là một số note của mình sau khi thực hiện trên dưới 100 dự án & tham khảo tài liệu:
1. Cấu trúc chia nhỏ công việc WBS
Theo PMBook của PMI thì WBS là một sự phân chia các nhiệm vụ mà nhóm dự án sẽ thực hiện theo một cách có thứ bậc và dựa trên định hướng theo sản phẩm bàn giao.
Có 2 loại WBS là:
– Cấu trúc WBS dựa trên các ấn phẩm bàn giao.
Ví dụ: Trong dự án cần bàn giao một kế hoạch truyền thông tổng quan, 20 bài content, 20 ảnh, 1 key visual… -> checklist công việc sẽ đi theo các ấn phẩm này.
– Cấu trúc WBS dựa trên giai đoạn của dự án.
Ví dụ: Cần truyền thông cho một sự kiện lớn quy mô 3000 người, thì chia theo giai đoạn trước sự kiện cần làm gì, trong sự kiện cần làm gì & sau sự kiện cần làm gì…
Đặc điểm của một WBS hiệu quả là ai đọc cũng hiểu, ước lượng & đo lường được thông qua các con số cụ thể. Tuy nhiên cũng cần sử dụng ngôn từ rõ ràng, sử dụng các cột quan trọng dưới dạng danh từ và các nhiệm vụ dưới dạng động từ.
2. Tham vấn chuyên gia/người có kinh nghiệm trong các dự án tương tự
Một checklist chia theo thứ tự đầu việc thì dễ nhưng để tỉ mì sát sao và đảm bảo đã đầy đủ 100% thì thường một người đã có kinh nghiệm trong các dự án tương tự sẽ rõ hơn bao giờ hết. Không chỉ vậy, lúc liên hệ với chuyên gia, người có kinh nghiệm, PM cũng sẽ thu gom được nhiều nhiều kinh nghiệm vận hành dự án, thậm chí là được “cảnh báo” về một số vấn đề có thể phát sinh trong quá trình vận hành dự án.
3. Brainstorming
Brainstorm hay còn gọi là động não nhóm. Hiểu nôm na, ngay khi mới kick-off dự án, quản lý dự án một mình ngồi lên checklist, thì hãy tổ chức một buổi brainstorm về checklist công việc này, đảm bảo bóc tách đầu việc theo từng giai đoạn của dự án. Cuối buổi họp, PM sẽ chốt lại danh sách công việc và người phụ trách tương ứng.
Mình không khuyến khích cách làm này lắm, nhưng nếu PM là người chưa có nhiều kinh nghiệm thực chiến thì đây là điều cần thiết. Đồng thời, khi thành viên dự án được tham gia phát biểu ý kiến, thì PM sẽ nhận được sự ủng hộ nhiều hơn từ nhân sự, các công việc cũng chính họ là người đề xuất, vì vậy họ có xu hướng tâm huyết hơn là bị áp đặt từ trên xuống dưới.
