Làm quản lý dự án, chưa bao giờ là “chỉ làm một dự án”. Và nếu bạn chỉ quản lý 1 dự án, cũng chưa chắc nhân sự dự án cũng chỉ đang làm duy nhất 1 dự án của bạn, họ có thể cùng lúc đang phụ trách một vài việc ở dự án này và một số việc ở dự án khác. Trong khi đó, thông thường chúng mình – những người PM không chuyên sẽ thường lên kế hoạch nguồn lực cho từng dự án riêng lẻ mà không chú ý tới tổng thể các dự án đang cùng lúc diễn ra.
“Nguồn lực” được nhắc tới ở đây có thể bao gồm là các thiết bị, là tài liệu, là tiền bạc ngân sách, nhưng nguồn lực quan trọng nhất vẫn luôn là “con người”, đây mới là yếu tố chính yếu. Dù cố gắng tiết kiệm đến bao nhiêu, o ép đến bao nhiêu, chúng mình vẫn luôn cần một số lượng nhân sự nhất định để hoàn thành dự án.
Trong một doanh nghiệp, nguồn lực luôn luôn hữu hạn, và nếu có quá nhiều dự án với chỉ một số nguồn nhân lực nhất định, nếu không có cách phân bổ phù hợp, chắc chắn sẽ sớm có giai đoạn thiếu hụt.
Thông thường mình sẽ có 5 cách giải quyết vấn đề nguồn lực:
– Chuyển các nhiệm vụ chưa gấp sang các thời gian ít bận rộn hơn.
– Xin thêm nguồn lực, có thể là thuê thêm nhân sự ngắn hạn hoặc hợp tác với chuyên gia, đối tác hỗ trợ.
– Kéo dài thời gian dự án hơn để nhân sự có thêm thời gian thực hiện công việc.
– Phân loại thành các “dự án bị giới hạn về thời gian” & “dự án bị giới hạn về nguồn lực”, sau đó ưu tiên thực hiện các dự án có giới hạn thời gian trước. Sau khi đã hoàn thành, hoặc đã hòm hòm bớt bận sẽ tập trung vào các dự án còn lại.
– Chồng chéo các nhiệm vụ & chia theo chuyên môn nhân sự. Ví dụ, gom các task viết content lại và giao cho cùng 1 người có chuyên môn content, họ sẽ làm nhanh hơn, tập trung hơn là phân mảnh các nhiệm vụ và chia lẻ tẻ cho nhiều người khác nhau. Nhược điểm là dễ chán, do đó không nên đẩy quá nhiều vì có thể làm nhân sự làm việc kém sáng tạo, làm theo kiểu công nghiệp.
– Chấp nhận giảm chất lượng dự án (mình thật lòng không muốn áp dụng cách này vì với cá nhân mình, chất lượng dự án vẫn là ưu tiên hàng đầu.)
Quản lý nhiều dự án chưa bao giờ là điều dễ dàng, thậm chí có thể nói đây là thứ khó nhằn nhất trong cuộc đời đi làm của mình. Trong những lúc đó, chúng ta phải quyết đoán, phải tìm hiểu & nắm rõ cặn kẽ về việc nhân sự đang có sẵn bao nhiêu, mỗi người đang có thế mạnh gì, họ có đang sẵn sàng tham gia vào 1 hay nhiều dự án mới hay không? Giống như quan sát một khối lập phương đa sắc, một người quan lý dự án cần chọn đúng lát cắt để xem xét.
