Cách đây vài tháng, mình tiếp nhận làm quản lý dự án cho một dự án phản biện chính sách
– Tính chất dự án: nội dung khó, nhạy cảm chính trị. Nội dung cập nhật và thay đổi theo giờ
– Nhân sự: siêu mỏng (3 người)
– Ngân sách: ~1 tỷ
– Thời gian thực hiện: 1 tuần
– Số lượng stakeholder nhiều.
– Áp lực từ sếp & khách hàng lớn vì là dự án quan trọng
Bức tranh hỗn loạn đầu tiên
Team nhận brief vào chiều tối thứ 6. Đầu giờ sáng thứ 2 tuần sau cần có bản kế hoạch sơ bộ để phê duyệt và chiều thứ 2 bắt đầu chạy.
Nhưng đây vẫn là điều dễ, việc thi thoảng có những dự án team phải meeting brainstorm vào cuối tuần cũng là lẽ thường. Nhưng, tất cả cũng chỉ vừa bắt đầu.
Trong vòng hơn 3 ngày team phải:
- Kết nối với cơ quan hoạch định chính sách
- Kết nối với chuyên gia đầu ngành
- Kết nối với gần 20 phóng viên để tham gia đưa tin liên quan thông điệp truyền thông
- Lên 03 nội dung chuyên sâu, mỗi bài dài tầm 2.000 – 3.000 từ
Giờ liệt kê ra thì dễ, nhưng trong tình thế cấp bách, chỉ cần không liên hệ được một người, hãy trễ một bài, thiếu một nội dung cũng khiến dự án rơi vào ngõ cụt. Thân là một quản lý dự án, trong tình thế đó, mình thực sự đã rất rối.
- Khách hối, sếp hối, team than
- Liên hệ người này đi em
- Chị A anh B phản hồi thế nào em
- Bài vở đâu em….
- Cái này làm sao đây chị ơi…
Trong khi tin nhắn nhảy liên tục, người này nhắn, người kia gọi. Mình biết, nếu mình rối, mình gấp như khách như sếp như team, thì sẽ toang. Mình cần chậm lại, cần bình tĩnh.
Mình bắt đầu lên checklist công việc thay vì chỉ trao đổi loạn xạ trong các group zalo và phân công cụ thể, thời gian tính theo giờ. Gấp đến đâu cũng cần checklist đã! Mình cũng cầm sổ ra viết lại 3 điều:
1. Mục tiêu cốt lõi của dự án này là gì?
2. Ai đang thực sự đang bị “kéo căng” và có vai trò gì với dự án?
3. Điều gì là không thể thỏa hiệp, và điều gì có thể điều chỉnh?
Chính nhờ khoảnh khắc dừng lại đó, mình nhìn ra các điểm nghẽn:
– Chuyên gia không cần tham gia quá nhiều cuộc họp, chỉ cần brief chuẩn và thống nhất các bước tiếp theo.
– Mời phóng viên, họ chỉ cần biết thời gian địa điểm sự kiện, chỉ cần thông cáo báo chí với những thông tin cốt lõi nhất, không cần gửi bài hoàn chỉnh chi tiết.
– Sếp, khách hàng cần cập nhật tiến độ để không quá lo lắng và biết dự án vẫn chạy tốt, mình chủ động cập nhật liên tục theo từng buổi, thậm chí theo giờ.
Khi dự án càng gấp, PM càng phải là người “hạ nhiệt” thông qua bảng checklist & hiểu rõ từng cấu phần, từng công việc trong dự án. Sự bình tĩnh không chỉ là giữ tâm mình tĩnh, mà còn là truyền được trạng thái an tâm cho team, cho sếp, cho khách, cho đối tác. Để ai cũng tin rằng: “Chúng ta có thể làm được.”
