Làm quản lý dự án truyền thông nghĩa là phải ôm 3 “cục tạ siêu nặng” mang tên CHẤT LƯỢNG – THỜI GIAN – CHI PHÍ
Mình bảo đây là 3 cục tạ siêu nặng bởi sẽ rất khó để chúng ta, những người bình thường có thể tay không mà ôm 3 cục tạ này một lúc. Mặc dù khách hàng, chủ đầu tư, sếp sẽ luôn luôn muốn có trọn combo một dự án hoàn thiện với chất lượng tốt trong thời gian ngắn và một mức chi phí siêu rẻ.
Là một người quản lý dự án (PM), chúng mình cần cân đo đong đếm sự “được – mất” và chọn ra đâu mới là yếu tố quan trọng nhất (tiêu chí chính) của dự án, 2 yêu tố còn lại vẫn quan trọng nhưng hoàn toàn có thể linh động điều chỉnh.
Việc xác định đâu là tiêu chí chính sẽ giúp PM có được quyết định giải quyết vấn đề đúng đắn trong quá trình diễn ra dự án.
Gần đây, trong một dự án lớn, vì một số vấn đề phát sinh liên quan tới giấy tờ và feedback tiểu tiết mà tiến độ dự án bị chậm, trong khi chỉ còn 12 ngày để hoàn thiện hết mọi thứ để nghiệm thu. Đồng thời không thể kéo dài thời gian nghiệm thu dự án vì đến đúng ngày 15/6 chủ dự án cần có kết quả để kêu gọi đầu tư. Mình đã chấp nhận hy sinh một phần ngân sách để thuê thêm nhân sự, OT và hoàn thiện dự án đúng tiến độ.
Vậy làm sao để xác định yếu tố chính đó?
Sẽ tùy thuộc vào mỗi dự án truyền thông lớn nhỏ và kiểu dự án và thậm chí là mong muốn chủ quan từ phía khách hàng để có thể xác định được đâu mới là tiêu chí chính.
Ví dụ: Một dự án truyền thông cho sự kiện du học diễn ra vào 20/10, với sự tham gia của 30 đại diện các trường đại học tại Úc, 1000 học sinh, sinh viên tại thành phố Hà Nội, thì tiêu chí quan trọng nhất chắc hẳn là thời gian. Bởi nếu PM vì quá tối ưu chi phí mà thuê đối tác yếu kém, nhưng song đó lại quá ám ảnh về chất lượng (điển hình như ngồi duyệt đi duyệt lại 1 video 10 lần), thì ngày diễn ra chương trình có rất nhiều khả năng phải dời xa hơn. Và nếu lùi thời gian diễn ra sự kiện, sẽ có rất nhiều chi phí phát sinh cần xử lý, như chi phí ăn uống đi lại của 30 đại diện các trường đại học trên khắp nước Úc quy tụ về Hà Nội…
Nhưng ngược lại, nếu đó là chiến dịch ra mặt sản phẩm của một start-up thì hẳn thời gian có thể du di kéo dài một chút, nhưng chi phí lại cần tối ưu rất nhiều.
Để xác định được đấu là yếu tố cần ưu tiên, chúng mình cần một chút sự nhạy cảm trong quá trình làm nghề, và sự để ý tiểu tiết trong lúc giao tiếp, làm việc với khách hàng. Bởi nếu bạn hỏi “anh ơi vậy theo anh chi phí, thời gian và chất lượng thì anh muốn ưu tiên cái nào?”, thì câu trả lời nhận được thường sẽ là “muốn cả 3” 
Một số típ khác để xác định:
- Đặt câu hỏi về việc tại sao lại đưa ra mốc thời gian/ngân sách/tiêu chí chất lượng như vậy?
- Đặt câu hỏi giả định “nếu..thì”. Ví dụ: Nếu phát sinh thêm 1-2% chi phí ở hạng mục sản xuất liệu có ổn không?
- Đề xuất đánh đổi. Ví dụ: Đặt giả định xem ví dụ muộn vài ngày để dự án tốt hơn được không?
