Mình bắt đầu đi làm từ năm 2018, phần lớn là công việc liên quan tới planning, content, marketing, pr… với các cấu phần nhỏ lẻ trong cả một dự án lớn. Mình ít khi quan tâm tới tổng quan cả một dự án cần gì, đạt được gì. Mình dành phần lớn thời gian để tập trung vào tác vụ mà mình phụ trách, cùng lắm thì phối hợp với một vài ba người làm chung. Cho tới khi mình ra làm freelancer, và sau đó là làm tại agency với các dự án lớn hơn, phụ trách từng dự án nhỏ từ 50-100 triệu, cho tới vài tỷ, triển khai trong vòng vài tuần, vài tháng, thì bản thân mới bắt đầu loay hoay, mày mò và học về quản lý dự án. Và cho tới bây giờ, khi tuyển dụng nhân sự vào team, mình cũng rất khó khăn để tuyển được người có kỹ năng quan trọng này, kể cả ở cấp senior.
Hầu hết mọi người, và cả cá nhân mình đều nghĩ, quản lý dự án chỉ cần thiết với những ai làm account, hay đã lên vị trí manager, lãnh đạo, tức người ta cần giao tiếp với khách hàng, cần chỉ đạo cả một team lớn.
Nhưng không phải.
Kể cả một nhân viên executive, một nhân sự chỉ thực hiện một tác vụ trong cả một dự án như edit, hay viết content,… thì cũng nên có kỹ năng quản lý dự án truyền thông, đặc biệt là các bạn làm ở agency, bởi:
1. Để hiểu bản thân mình đang làm gì, làm ở khâu nào, công đoạn nào trong cả dự án. Từ đó có thể chủ động phối hợp và làm tốt hơn.
Làm việc trong một dự án truyền thông mà không biết mình đang ở đâu, trước mình là gì, sau mình là gì, giống như đi giữa một dây chuyền sản xuất mà không biết sản phẩm cuối cùng là gì, rất dễ rối, dễ chệch nhịp.
Hiểu được mình đang làm ở bước nào, tại sao mình lại làm task này giúp chúng mình phối hợp nhịp nhàng hơn với các bộ phận khác, chủ động xử lý hơn khi task bị delay, và quan trọng nhất: làm việc có mục đích hơn.
2. Để có cơ hội thăng tiến.
Tư duy quản lý dự án chính là bước đệm đầu tiên để phát triển lên vai trò quản lý. Khi mình biết cách lập timeline, quản lý tiến độ, hiểu logic triển khai, sắp xếp nguồn lực, cân nhắc rủi ro… thì dù chưa mang title “Manager”, chúng mình cũng đã vận hành công việc như một người quản lý. Và thường, người có khả năng kiểm soát tổng thể thì sẽ là người được tin giao vai trò lớn hơn, không sớm thì muộn.
3. Để chủ động xử lý các tình huống phát sinh
Với kinh nghiệm cá nhân thì thường chẳng có dự án nào chịu “an phận” chạy mượt mà một lèo từ đầu đến cuối cả, hầu hết đều sẽ gặp vấn đề ở một task, một thời gian nào đó. Khi chúng mình có kỹ năng quản lý dự án, thì sẽ nắm được timeline dự án, biết vấn đề này thì hỏi ai, xử lý thế nào, từ đó giảm thiểu tối đa ảnh hưởng tiêu cực đến tổng thể dự án.
4. Để biết cách ưu tiên và ra quyết định
Trong một ngày có hàng tá việc, task nào cần làm trước, việc nào có thể dời, kỹ năng quản lý dự án giúp bạn biết sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, tập trung vào việc tạo ra giá trị thay vì bận rộn loanh quanh. Không phải cứ làm nhiều là hiệu quả, hay phải làm các task theo tuần tự, quan trọng là làm đúng thứ cần làm nhất.
Tóm lại, chúng mình không cần phải là quản lý để học quản lý dự án. Ngược lại, học quản lý dự án là cách để chúng mình làm tốt hơn vai trò hiện tại và tiến gần hơn tới vai trò cao hơn. Không phải ai cũng muốn làm sếp, nhưng ai làm truyền thông mà có tư duy quản lý, thì sếp nào cũng muốn làm việc cùng.
